Réimporter dans le logiciel Ciril Finances Publiques

Voici les étapes à suivre pour exporter les fichiers CSV de Manty Budget vers Ciril Finances.

ETAPE 1 - Téléchargez les données depuis Manty

1. Pour télécharger vos saisies Manty, plusieurs possibilités : 
   1. Réimporter l'ensemble des budgets 
      Sur la page d'accueil "Budget", cliquez sur "Exporter les saisies" : 
      
      Sélectionnez ensuite les budgets que vous souhaitez exporter avec vos inscriptions budgétaires. Attention, vous trouverez dans cette liste vos budgets en FONCTIONNEMENT et INVESTISSEMENT.
   2. Réimporter budget par budget et section par section
      - Sélectionnez un budget (section fonctionnement OU investissement)
      - Cliquez sur "Exporter" puis "Export dédié au réimport" pour télécharger les inscriptions budgétaires Manty
      
      
      
      

ETAPE 2 - Adaptez le fichier Excel téléchargé au paramétrage de votre Ciril Finances 

1. Ouvrez le fichier XLSX dans Excel,

2. Colonne "Etape" : Remplissez la colonne "Étape" avec le nom de l'étape de Ciril Finances dans laquelle vous souhaitez importer les saisies Manty (BP,...)
   

3. Colonne "Libellé" et "Observation" : Vous pouvez supprimer l'une des deux colonnes car celles-ci reprennent les "Libellés Manty" de chaque inscription. Soit vous souhaitez réimporter ces libellés dans la colonne Ciril "Observation" soit la colonne Ciril "Libellé". Attention, la colonne Ciril "Libellé" est limitée dans le nombre de caractère (nous avons d'ailleurs configuré la colonne du fichier XLSX en ce sens).
4. ⚠️ Attention : Certains champs doivent être renseignés par un "espace" au lieu d'être "vide" au niveau des cases/données sur les inscriptions : les champs qui sont concernés sont : Gestionnaire, fonction, opération, service, antenne. 
   (Exemple : Colonne "ANTENNE" si une ligne budgétaire ne possède pas d'antenne veillez à ce que la case ne soit pas vide mais rempli d'un espace)
   ----> Pour information :Manty travaille sur l'export actuellement pour le faire automatiquement sur ces colonnes lorsque vous téléchargez votre fichier.

5. Cliquez sur "Enregistrer sous..." puis choisissez le format "CSV avec point-virgule"

 ⚠️ Attention, si vous choisissez le mauvais format, le fichier sera rejeté par Ciril Finances !

ÉTAPE 3 - Importez votre fichier dans Ciril !

Connectez-vous à Ciril Finances. À partir de cet écran ci-dessous vous avez la possibilité d’importer une préparation budgétaire réalisée dans un fichier Excel :

• Colonne Source : L’écran affiche les en-têtes des colonnes du fichier .csv. La croix rouge signale qu’aucune correspondance n’a encore été définie avec un champ de destination dans Ciril.

• Colonne Destination : Cette zone répertorie l’ensemble des champs de la préparation budgétaire. Une croix rouge indique qu’aucune colonne du fichier n’est actuellement associée à ce champ.

• Bouton Importation : Une fois les liens établis entre les champs source et destination, vous pouvez lancer l’import des données en cliquant sur ce bouton.

1. Mapper les colonnes : 

Pour créer la correspondance entre le fichier .csv et les champs de la préparation budgétaire : faites glisser avec la souris les éléments du tableau « source » vers les éléments du tableau « destination », dans la colonne « Mappée sur ». 

2. Importer des données

En cliquant sur le bouton Importation vous arrivez à l’écran suivant :

• Tableau :

La liste des inscriptions à importer est affichée. La colonne état indique le niveau de traitement de la ligne.
-  : Indique que la ligne a été importée et l’inscription est rajoutée à l’étape.

• Zone "Détails" :

En ouvrant la zone "détails", vous pouvez afficher les données et modifier les lignes d’inscriptions à importer avant de les enregistrer dans l’étape budgétaire.  

• Zone "Option / vider l’étape + filtre"

• Case "ne pas vider l’étape" : Case cochée par défaut, les inscriptions importées seront rajoutées aux inscriptions en place.
• Case "vider l’étape" : Si cette case est cochée, toutes les inscriptions en place seront supprimées avant l’importation. 
  Noter : Ces suppressions sont effectuées en fonction des droits de l’utilisateur. 
• Le "filtre" s’affiche en ouvrant la partie inférieure de la zone, il peut limiter l’étendue des inscriptions à supprimer en cas du choix de vider l’étape.

• Le choix peut être fait avec bornage sur les élements qui contituent les comptes buidgétaires ou sur les super-élements :

3. La vérification et le traitement des données

• Si un compte budgétaire n’existe pas un message s’affiche, pour demander s’il faut créer le compte (Remarque: ce message s’affiche dans le cas où l’utilisateur n’a pas les droits d’accès à ces comptes (même si le compte existe). S’il répond « oui » un message d’erreur s’affichera pour chaque compte concerné) : 

  • Vous pouvez créer les comptes inexistants à conditions que les éléments soient déjà créés (Exemple : nouveaux services, gestionnaires, antennes…).  
  • 4 possibilités : Non pour ce compte /Non pour tous les comptes non trouvés / Oui / Oui pour tous les comptes inexistants pour ce budget / Exercice. 
    
  • Si vous refusé la création des comptes, ou s’ils ne peuvent être créé en raison d’un élément manquant, le compte-rendu affiche les inscriptions non importées
    

• Une fois la vérification terminée, cliquez sur "Enregistrement des inscriptions".

• Après cette opération, les inscriptions se trouveront donc dans l’étape budgétaire concernée

• Après import,  deux recalcul sont lancés : Niveau de vote et niveau de contrôle, les comptes rendus s’affichent
  

• Une fois la vérification terminée, vous devez transférer les inscriptions importées dans l’étape qui aura été choisie, en cliquant sur le bouton "Enregistrement des inscriptions dans la base de données"