Lien avec le logiciel ASTRE GF

Vous avez terminé votre préparation budgétaire, place à la prochaine étape : exporter de Manty Budget pour ensuite importer dans Astre.

ÉTAPE 1 : Télécharger les données depuis Manty

1. Dans Manty Budget, sélectionnez le budget que vous souhaitez exporter,
2. Sur la page principale du budget, en haut à droite du tableau des services,  cliquez sur “Exporter”,
3. Puis, choisissez l'option“Export Excel des inscriptions” pour télécharger les inscriptions au format XLSX.

ÉTAPE 2 : Adapter le fichier téléchargé AVANT import dans Astre

Pour permettre le réimport de ce fichier excel dans votre logiciel Astre, il faut procéder à 2 actions : 

1. Un retraitement de certaines données pour assurer la correspondance avec le logiciel
2. La conversion de ce fichier au format attendu par Astre (CSV)

→ Ouvrez le fichier .xlsx dans votre logiciel tableur.

Correspondance des champs Manty avec les intitulés de colonne du fichier exporté : 

Dans Manty	Dans l’export pour Astre	Remplissage
N/A	COD_COLL	automatique (obligatoire)
Exercice budgétaire	NUM_EXBUDG	automatique (obligatoire)
Code du budget	COD_BUDG	automatique (obligatoire)
Numéro de la ligne de crédit	NUM_ENV	automatique (obligatoire)
Phase du budget	TYP_PREV	automatique (obligatoire)
N/A	NUM_DM	manuel (obligatoire !)
N/A	NIV_PRO	automatique (obligatoire)
	NUM_CHAP	facultatif
	NUM_SCHAP	facultatif
Code de la nature	NUM_ART	automatique (obligatoire)
	NUM_PRG	facultatif
Dépense/recette	TYP_MVT	automatique (obligatoire)
Ordre/réel	COD_NATURE	automatique (obligatoire)
	COD_SECTION	facultatif
	LIB_PREV	facultatif
Montant de l’inscription	MNT_PREV	automatique (obligatoire)
	MNT_HYP2_PREV	facultatif
	MNT_HYP3_PREV	facultatif
	IDENT_INT	facultatif
	NUM_ENR	facultatif
	IND_NIV_TRAIT	facultatif
	IND_VALID	facultatif

Les 5 actions à ne pas manquer !

Dans le fichier tableau, s’assurer de bien compléter/modifier les informations suivantes : 

1. Colonne “Code budget” → s’assurer que les valeurs sont en format texte !
2. Colonne “NUM_DM” → a ajouter manuellement (0 pour le BP par exemple)

→ Ce numéro servira à configurer l’interface de préparation budgétaire dans Astre

1. Colonne “MNT_PREV” → supprimer toutes les lignes à 0 (les lignes à 0 ne pourront pas être réimportées dans Astre)
2. (Facultatif) Fusionner les fichiers Fonctionnement et investissement pour ne faire qu’un import par budget
3. Convertissez le fichier au format  “CSV séparateur : point virgule”

ÉTAPE 2 : Import SQL dans “Oracle SQL Developer”

1. Transférez le fichier CSV sur le serveur de la base de données Oracle, dans la table INT_BUD (pour “interface budgétaire”) puis retrouvez la table correspondante dans votre base “Oracle SQL Developer”
2. Rendez-vous sur l’onglet “Données”
   
3. Cliquez sur le menu “Actions”
4. Puis cliquez sur “Importer des données”
   
5. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur “Parcourir…” et sélectionnez le fichier CSV à importer
   
6. Choisissez le bon délimiteur “;”
   
7. Faites “suivant” jusqu’à la fin de la procédure

ÉTAPE 4 : Importer le fichier mis à jour depuis Astre

1.  Allez sur le bon budget et le bon exercice
2. Allez dans le menu budget puis préparation annuelle et sélectionnez interface préparation Budgétaire
3. Complétez les informations relatives aux colonnes complétées dans votre fichier :
   1. Étape budgétaire = la phase du budget à réimporter  (ex : budget primitif)
   2. Numéro d’étape = colonne “NUM_DM” (exemple : 0)
4. Validez votre import