Programmer un envoi de tableau de bord par email

Sommaire :

Créer un nouvel envoi
Définir les filtres de tableau de bord et les droits d'accès qui s'appliquent pour l'envoi programmé
Éditer un envoi programmé

→ Depuis votre tableau de bord, cliquez sur les trois petits points en haut à droite

Puis cliquez sur "Envoyer par Email"

Créer un nouvel envoi

Pour créer votre envoi, cliquez sur Nouvel envoi
Saisissez un message personnalisé sur cet envoi si vous le souhaitez
Sélectionnez la date de l'envoi
Choisissez la récurrence si toutefois vous souhaitez un envoi régulier quotidien, hebdomadaire, mensuel ou trimestriel
Choisissez les filtres des tableaux de bord à appliquer sur le PDF généré lors de l'envoi
Voir ci dessous pour plus de détails
Insérer les adresses mails des destinataires de l'envoi (qu'ils aient un compte Manty ou non).

⚠️ Pour valider l'adresse mail, n'oubliez pas de cliquer sur la touche "Entrée" de votre clavier.
Activez ou désactivez "me notifier à chaque envoi" pour suivre facilement vos envois automatisés
Avant l'envoi, vous avez la possibilité de voir l'aperçu du mail et du PDF qui sera envoyé
Pour finaliser votre envoi, cliquez sur Continuer

À ce point, Manty vous avertit si un indicateur est réparti sur deux pages. Utilisez la fonctionnalité de mise en page pour ajuster votre tableau.
Puis sur Valider

Définir les filtres de tableau de bord et les droits d'accès qui s'appliquent pour l'envoi programmé

Lors de la configuration d’un envoi PDF depuis un TdB, une section vous permet de sélectionner l’option de filtres souhaitée. Vous n’avez qu’à cocher celle qui correspond à votre besoin. N'oubliez pas que pour un envoi récurrent, les filtres et les droits d'accès sont réévalués lors de chaque nouvel occurrence de l'envoi.

1. Mes filtres et mes droits d’accès

Filtres actifs sur votre tableau de bord au moment de l’envoi + vos droits d’accès.

C’est le fonctionnement par défaut. L’envoi dépend des filtres actuels de votre tableau au moment de l'envoi.

Cette option est idéale pour un envoi instantané de la vue que vous avez actuellement du tableau de bord. Moins stable pour les envois récurrents (si vous modifiez vos filtres de tableau de bord et que vous oubliez de les remettre comme initialement, les filtres appliqués sont susceptibles de bouger à chaque occurrence).

2. Filtres par défaut et mes droits d’accès

Filtres définis avec les filtres par défaut du tableau de bord (modifiables depuis la fenêtre de partage) et les droits d’accès de l'expéditeur.

C’est l’option la plus stable, idéale pour les envois automatiques.

Idéal pour un envoi récurrent à des utilisateurs qui ont un accès Manty ou non. Vous pouvez continuer d'utiliser votre tableau de bord et modifier les filtres sans risquer de modifier le rendu du PDF car celui-ci dépend uniquement des filtres par défaut.

3. Filtres par défaut et droits d’accès des destinataires

Chaque destinataire reçoit le PDF avec les filtres par défaut du tableau de bord (modifiables depuis la fenêtre de partage) et droits qui lui sont propres.

Disponible uniquement si le destinataire est un utilisateur Manty Décision ayant accès au TdB.

Parfait pour envoyer régulièrement un rappel aux utilisateurs ayant accès à Manty. Le tableau reçu par mail sera conforme à ce qu'ils voient sur la plateforme en fonction de leurs droits d'accès. Ce mode peut être utilisé pour envoyer un même tableau aux directeurs de services en s'assurant que chacun voit les données de son service (ne pas oublier d'ajouter le filtre sur le périmètre des utilisateurs dans les filtres par défaut du tableau dans ce cas).

Éditer un envoi programmé

L'expéditeur peut modifier un email programmé pour :

ajouter ou supprimer des destinataires de l'email
changer la fréquence d'envoi
choisir de ne plus recevoir de copie du tableau de bord dans sa boîte mail

🤔 Encore quelques questions ?
N'hésitez pas à nous les poser via sur la plateforme